Oggetto: Informativa sul trattamento dei Suoi dati personali ai sensi e per gli effetti del D.lgs. 196/2003, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali, e del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR)

Caro studente,

La presente per comunicarti che, in ossequio alla normativa in oggetto indicata, che prevede in capo a chi effettua trattamenti di dati personali l’onere di informare il soggetto interessato sulle finalità del trattamento e su taluni elementi qualificanti il trattamento stesso, nella presente informativa sono indicate le caratteristiche del trattamento dei Suoi dati effettuato da Intercultura, dalla Fondazione Intercultura ets e da AFS Intercultural Programs.

A tal fine, si precisa che Intercultura, così come tutte le altre associazioni straniere con cui la nostra Associazione collabora per la realizzazione dei programmi di scambio culturale, fa parte della rete internazionale AFS Intercultural Programs.

Inoltre, Intercultura ha costituito la Fondazione Intercultura ets per mettere a frutto il patrimonio di esperienze educative internazionali accumulato negli anni.

Intercultura, la Fondazione Intercultura ets e AFS Intercultural Programs sono contitolari del trattamento dei tuoi dati personali poiché determinano congiuntamente finalità e mezzi del trattamento.

Pertanto, con la presente, Intercultura adempie all’onere di informare l’interessato sugli elementi qualificanti il trattamento, sia in nome proprio che per conto delle contitolari Fondazione Intercultura ets e AFS Intercultural Programs.

1. Natura dei dati trattati

Il trattamento riguarderà sia dati personali di natura comune che dati c.d. sensibili /particolari (ossia quei dati che sono idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale) o giudiziari (cioè dati diretti a rivelare l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziario).

Tali dati potranno essere raccolti direttamente dall’interessato, ovvero, in alcuni casi, acquisiti tramite terzi.

Quanto al trattamento dei dati sensibili/particolari e giudiziari, ti chiediamo di rilasciarci il tuo esplicito consenso, fermo restando che alla nostra Associazione è comunque consentito dalla normativa privacy vigente di trattare tali dati, anche senza il tuo consenso, ove ricorrano le seguenti condizioni:

• il trattamento sia necessario per tutelare un interesse vitale dell’interessato o di un’altra persona fisica qualora l’interessato si trovi nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso;
• il trattamento sia effettuato, nell'ambito delle sue legittime attività e con adeguate garanzie, da una fondazione, associazione o altro organismo senza scopo di lucro che persegua finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali, a condizione che il trattamento riguardi unicamente i membri, gli ex membri o le persone che hanno regolari contatti con la fondazione, l'associazione o l'organismo a motivo delle sue finalità e che i dati personali non siano comunicati all'esterno senza il consenso dell'interessato;
• il trattamento riguardi dati personali resi manifestamente pubblici dall'interessato;
• il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
• il trattamento sia necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell'Unione o degli Stati membri, che deve essere proporzionato alla finalità perseguita, rispettare l'essenza del diritto alla protezione dei dati e prevedere misure appropriate e specifiche per tutelare i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato;
• il trattamento sia necessario per finalità di medicina preventiva.

2. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I tuoi dati personali, saranno trattati per la realizzazione del programma da parte della nostra Associazione e, nello specifico, per la pianificazione e il successivo svolgimento dei programmi di scambio interculturale (programma invio e programma accoglienza), nonché per l’adempimento dei conseguenti obblighi legali e fiscali.

Inoltre, la Fondazione Intercultura ets potrà trattare i tuoi dati allo scopo di raccogliere fondi per consentire agli studenti l’accesso ai programmi di scambio interculturale tramite borse di studio sostenute da partner esterni e per finalità di ricerca scientifica in ambito di educazione interculturale.

I tuoi dati personali saranno trattati in forza del consenso espresso mediante l’accettazione della presente informativa.

Ti comunichiamo che, anche in caso di mancato conferimento del consenso o di revoca dello stesso, i tuoi dati personali potranno comunque essere trattati nelle seguenti ipotesi e in forza delle seguenti basi giuridiche:

a) qualora il trattamento sia necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;  

b) qualora il trattamento sia necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetta Intercultura;

c) qualora il trattamento sia necessario per la salvaguardia degli interessi di una persona fisica;

d) qualora il trattamento sia necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui sia investita Intercultura;

e) qualora il trattamento sia necessario per il perseguimento di un legittimo interesse di Intercultura, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato.

3. Modalità del trattamento e diffusione dei dati

Il trattamento può essere effettuato con idonee modalità e procedure, anche informatiche e telematiche, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate al precedente punto 2 e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. All’interno della nostra Associazione, della Fondazione Intercultura ets e di AFS Intercultural Programs i tuoi dati potranno essere conosciuti dal personale facente parte dei settori volontariato e programmi di scambio, dai soggetti che si occupano della gestione dei sistemi informativi, nonché dagli incaricati delle altre strutture, uffici od organi per adempimenti di loro competenza connessi alla realizzazione dei programmi di scambio interculturale in cui l’utente è coinvolto.

I Suoi dati personali non sono soggetti a diffusione generalizzata.

4. Obbligo o facoltà di conferire i dati

Ferma l'autonomia dell'interessato, il conferimento dei dati personali può essere obbligatorio in base a legge, regolamento o normativa comunitaria ovvero in base a disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge o da Organi di vigilanza e controllo, oppure strettamente necessario alla gestione del rapporto tra la nostra Associazione e l’utente.

L'eventuale opposizione al trattamento dei dati e/o il rifiuto da parte dell'interessato di conferire i dati personali può comportare l’impossibilità o il rifiuto, in tutto o in parte, di gestire la richiesta di realizzazione del programma di scambio interculturale (di accoglienza o di invio), nonché l’impossibilità di adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o normative comunitarie, ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di vigilanza e controllo.

5. Trasferimento dei dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali

Il Titolare avrà facoltà di trasferire i tuoi dati personali anche al di fuori del territorio dell’Unione Europea, trasmettendoli ai partner stranieri con i quali Intercultura collabora per la realizzazione dei progetti di scambio culturale.

Inoltre, i tuoi dati personali saranno trasferiti al di fuori del territorio dell’Unione Europea per permettere ad AFS Intercultural Programs (associazione avente sede in 71 West 23rd Street, 6th Floor
New York, NY 10010-4102 USA) di trattarli per le esclusive finalità di cui al punto n. 2.

Per il trasferimento di tali dati, te chiediamo di rilasciarci il tuo esplicito consenso, fermo restando che alla nostra Associazione è comunque consentito dal GDPR il trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali, anche senza il tuo consenso, ove ricorrano le seguenti condizioni:

• il trasferimento è ammesso se la Commissione Europea ha deciso che il paese terzo o l’organizzazione internazionale verso il/la quale i dati vengono trasferiti garantisce un livello di protezione adeguato dei dati personali (trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza);
• il paese terzo o l’organizzazione internazionale ha fornito garanzie adeguate in relazione al trattamento dei dati personali, a condizione che gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi (trasferimento soggetto a garanzie adeguate);
• il trasferimento è necessario all’esecuzione di un contratto concluso tra l’interessato e il titolare del trattamento ovvero all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su istanza dell’interessato;
• il trasferimento è necessario per la conclusione o l’esecuzione di un contratto stipulato tra il titolare del trattamento e un’altra persona fisica o giuridica a favore dell’interessato;
• il trasferimento è necessario per importanti motivi di interesse pubblico;
• il trasferimento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
• il trasferimento è necessario per tutelare gli interessi vitali dell’interessato o di altre persone, qualora l’interessato si trovi nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso;
• il trasferimento viene effettuato a partire da un registro che, a norma del diritto dell'Unione o degli Stati membri, mira a fornire informazioni al pubblico e può esser consultato tanto dal pubblico in generale quanto da chiunque sia in grado di dimostrare un legittimo interesse, solo a condizione che sussistano i requisiti per la consultazione previsti dal diritto dell'Unione o degli Stati membri.

7. Diritti dell’interessato

La normativa sulla privacy (artt. 7-10 del Codice privacy e artt. 12-22 del Regolamento UE 679/2016) ti garantisce il diritto di essere informato sui trattamenti dei dati che ti riguardano e il diritto di accedere in ogni momento ai dati stessi e di richiederne l’aggiornamento, l’integrazione e la rettifica. Ove ricorrano le condizioni previste dalla normativa, l’interessato può inoltre vantare il diritto alla cancellazione dei dati, alla limitazione del loro trattamento, alla portabilità dei dati, all’opposizione al trattamento, a non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato.

Qualora il trattamento dei dati personali sia fondato sul consenso dell’interessato questi ha diritto a revocare il consenso prestato.

Per l’esercizio dei tuoi diritti, nonché per informazioni più dettagliate circa i soggetti o le categorie di soggetti ai quali sono comunicati i dati o che ne vengono a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, potrai contattare Intercultura ai seguenti recapiti: tel. 0577 900001 e indirizzo e-mail privacy@intercultura.it.

Ove ritenga lesi i tuoi diritti, potrà tutelarti proponendo reclamo innanzi al Garante per la protezione dei dati personali.

8. Periodo di conservazione dei dati

I tuoi dati personali saranno conservati per il periodo necessario a realizzare le finalità indicate nella presente informativa, nonché, in seguito all’esaurimento di tali finalità, sino al termine di prescrizione dei diritti insorti in capo a te e a Intercultura, alla Fondazione Intercultura ets e/o ad AFS Intercultural Programs in conseguenza dei rapporti giuridici e di fatto intercorsi tra le parti e connessi direttamente o indirettamente alle finalità stesse.

9.Titolare e responsabili del trattamento

Contitolari del trattamento sono: Intercultura, C.F. 80406510588, con sede legale in via Barberini, 29 - 00187 Roma, la Fondazione Intercultura ets, con sede legale in via Gracco del Secco, 100 - 53034 Colle di Val d'Elsa (SI) e AFS Intercultural Programs, avente sede in 5 Hanover Square, 2nd Floor, New York 1004 - USA.

L’elenco aggiornato dei responsabili al trattamento è custodito presso la sede legale di Intercultura.